Wanneer een medewerker langdurig ziek wordt, komt er voor jou als werkgever én voor de werknemer een traject op gang dat is vastgelegd in de Wet verbetering Poortwachter. In dit artikel leggen we je uit wat deze wet inhoudt, wanneer hij van toepassing is, welke stappen je samen moet zetten en hoe het zit met loondoorbetaling tijdens ziekte. Ook gaan we in op de aandachtspunten waar veel organisaties tegenaan lopen en sluiten we af met een aantal veelgestelde vragen.
Loop je vast in zo’n traject of wil je het samen goed aanpakken? Bij Alltalent denken we vanuit ruim 16 jaar ervaring met je mee, zonder commerciële druk en met oprechte aandacht voor de mensen om wie het gaat.
Wat is de Wet verbetering Poortwachter?
De Wet verbetering Poortwachter is een wettelijk kader dat werkgever en werknemer verplicht om bij langdurig ziekteverzuim sámen actief te werken aan herstel en re-integratie. De wet werd in 2002 ingevoerd om instroom in de arbeidsongeschiktheidsregelingen terug te dringen en is sindsdien meerdere keren aangescherpt; sinds 2026 gelden er onder andere strengere documentatie-eisen en een versnelde termijn voor de probleemanalyse.
De gedachte achter de wet is even simpel als sterk: hoe eerder je samen aan de slag gaat, hoe groter de kans dat een zieke werknemer weer aan het werk komt in passend werk. Dat kan binnen jouw organisatie zijn (spoor 1) of bij een andere werkgever (spoor 2). De wet schrijft een gestructureerd traject van 104 weken voor, vanaf de eerste ziektedag tot aan de eventuele WIA-aanvraag, met duidelijke mijlpalen en verantwoordelijkheden voor beide partijen.
Wanneer komt de Wet verbetering Poortwachter van pas?
De Wet verbetering Poortwachter komt in beeld zodra een werknemer ziek wordt en het er naar uitziet dat het verzuim niet binnen een paar dagen voorbij is. Vanaf de eerste verzuimdag begint de teller te lopen. In de praktijk betekent dit dat de wet vooral van toepassing is op werkgevers met personeel in loondienst en op de zieke werknemer zelf. Zelfstandigen zonder personeel vallen buiten de werking van de wet; voor hen gelden andere regelingen.
De wet richt zich nadrukkelijk op samenwerking. Jij als werkgever bent verantwoordelijk voor de begeleiding, het bijhouden van het re-integratiedossier en het inschakelen van een gecertificeerde arbodienst of bedrijfsarts. Je werknemer is op zijn of haar beurt verplicht mee te werken aan herstel, passende arbeid te accepteren wanneer dat redelijk is en bereikbaar te zijn voor afspraken. Naast werkgever en werknemer spelen ook de bedrijfsarts, eventueel een arbeidsdeskundige, een extern re-integratiebureau en uiteindelijk het UWV een rol. Die laatste toetst aan het einde van de rit of jullie genoeg hebben gedaan.
Wet Poortwachter: uitleg van de verplichte stappen
De wet kent een aantal vaste momenten waarop iets moet gebeuren. Die termijnen zijn niet vrijblijvend: het UWV beoordeelt later of jullie alle stappen op tijd én zorgvuldig hebben gezet. Hieronder lopen we de belangrijkste verplichte stappen met je door, in volgorde van het aantal weken na de eerste ziektedag. Houd er rekening mee dat sommige termijnen sinds 2026 zijn aangescherpt.
Stap 1: ziekmelding op dag 1
Het traject begint op de eerste verzuimdag. Je werknemer geeft de ziekmelding zo snel mogelijk door aan jou en, afhankelijk van jullie werkwijze, ook aan de arbodienst. Sinds de aangescherpte regelgeving van 2026 geldt een contactplicht binnen 24 uur, zodat de leidinggevende of HR-medewerker meteen weet wat er speelt en het dossier kan openen. Een goed eerste gesprek geeft rust en zet de toon voor de rest van het traject.
Stap 2: probleemanalyse uiterlijk in week 6
Wanneer duidelijk wordt dat het verzuim langer duurt, schakel je de bedrijfsarts in. De bedrijfsarts stelt vervolgens een probleemanalyse op, met daarin de medische beperkingen, de mogelijkheden die er nog wél zijn en richtinggevend advies voor de re-integratie. Tot voor kort gold hiervoor week 6 als uiterste termijn; in de regelgeving van 2026 is dit moment versneld naar drie weken na de ziekmelding. Deze analyse vormt het medische fundament onder het hele traject.
Stap 3: plan van aanpak in week 8
Op basis van de probleemanalyse stellen jij en je werknemer samen het plan van aanpak bij ziekte op. Daarin staan concrete re-integratiestappen, doelen, evaluatiemomenten en wie waarvoor verantwoordelijk is. Beide partijen ondertekenen het document, want de wet vraagt nadrukkelijk om gedeelde verantwoordelijkheid. Het plan is geen statisch papiertje: jullie passen het tussentijds aan zodra de situatie verandert.
Stap 4: tussentijdse evaluaties en eventueel arbeidsdeskundig onderzoek rond week 42
In de maanden daarna voeren jullie regelmatig voortgangsgesprekken, minimaal eens per zes weken. Rond week 42 laat een groot deel van de werkgevers een arbeidsdeskundig onderzoek uitvoeren. Een onafhankelijke arbeidsdeskundige beoordeelt dan objectief of het eigen werk, aangepast werk of ander werk binnen jouw organisatie nog haalbaar is. Dit rapport helpt je om straks goed onderbouwd te kunnen kiezen tussen spoor 1 en spoor 2.
Wordt je werknemer ziek tijdens re-integratie, bijvoorbeeld door een terugval of een nieuwe klacht, dan stopt de teller van 104 weken niet automatisch. Je meldt de hernieuwde uitval bij de bedrijfsarts, past zo nodig het plan van aanpak aan en legt vast wat dit betekent voor de opbouw van uren of taken. Goede documentatie van zo’n moment voorkomt later discussie met het UWV.
Stap 5: eerstejaarsevaluatie rond week 52
Rond week 52 staan jullie samen stil bij wat er het afgelopen jaar is gebeurd: wat ging goed, wat ging niet, en welke richting kiezen jullie voor het tweede ziektejaar? Dit is een echt scharniermoment. Als terugkeer in eigen of aangepast werk binnen jouw bedrijf niet realistisch blijkt, is dit ook het moment waarop een spoor 2 traject moet starten. De eerstejaarsevaluatie leg je schriftelijk vast en wordt onderdeel van het re-integratiedossier.
Stap 6: spoor 2 traject vanaf uiterlijk week 52
In spoor 2 ga je samen met je werknemer kijken naar passend werk buiten jouw organisatie, een traject dat ook wel outplacement bij ziekte wordt genoemd. Het start uiterlijk in week 52 als terugkeer in het eigen werk niet meer in beeld is. Veel werkgevers schakelen hiervoor een gespecialiseerd extern re-integratiebureau in, omdat de arbeidsmarktverkenning, sollicitatiebegeleiding en eventuele loopbaanbegeleiding bij spoor 2 echt vakwerk zijn. De combinatie van re-integratie en loopbaanbegeleiding versterkt de uitkomst aanzienlijk.
Stap 7: re-integratieverslag in week 91
Rond week 91 stel je het re-integratieverslag samen, een compleet dossier met de probleemanalyse, het plan van aanpak, alle evaluaties, het arbeidsdeskundig onderzoek en de inspanningen in spoor 1 en spoor 2. Dit verslag is je bewijsstuk richting het UWV. Een goed gedocumenteerd verslag laat zien dat jullie er samen alles aan hebben gedaan en is je beste verzekering tegen een loonsanctie.
Stap 8: WIA-aanvraag voor het einde van week 104
Vóór het einde van de wachttijd van 104 weken dient je werknemer zelf de WIA-aanvraag in bij het UWV. Het re-integratieverslag gaat als bijlage mee. Het UWV beoordeelt vervolgens of er recht is op een WIA-uitkering en zo ja, of dat een WGA of een IVA wordt. Dat onderscheid hangt af van de mate en de duurzaamheid van de arbeidsongeschiktheid.
Salaris tijdens ziekte volgens de Wet verbetering Poortwachter
Tijdens de eerste twee ziektejaren ben jij als werkgever verplicht om het loon van je zieke werknemer door te betalen. De wet schrijft voor dat dit minimaal 70 procent van het laatstverdiende loon is, gedurende 104 weken. In het eerste ziektejaar geldt bovendien dat het loon minstens op het wettelijk minimumloon moet uitkomen. Veel cao’s of arbeidsovereenkomsten gaan ruimer dan dat en stellen bijvoorbeeld 100 procent in jaar één en 70 procent in jaar twee. Kijk dus altijd goed wat er in jullie eigen afspraken staat.
De gedachte achter deze loondoorbetalingsplicht is duidelijk: de wetgever wil dat jij als werkgever financieel direct belang hebt bij een goede re-integratie. Hoe sneller en zorgvuldiger jullie samen werken aan herstel, hoe korter de periode dat je het loon doorbetaalt. Lukt het jullie niet om voldoende inspanningen te leveren, dan kan het UWV een loonsanctie opleggen waarbij de loondoorbetaling met maximaal 52 weken extra wordt verlengd. Dat is voor MKB-werkgevers een flinke financiële tegenvaller, en daarom precies de prikkel die de wet beoogt.
Waar moet je op letten bij de Wet verbetering Poortwachter?
De wet is in de basis logisch, maar in de uitvoering loopt het regelmatig mis. Niet uit kwade wil, maar omdat termijnen verschuiven, dossiers onvolledig blijven of communicatie tussen werkgever, werknemer en bedrijfsarts hapert. Hieronder zetten we de belangrijkste aandachtspunten voor je op een rij.
- Houd je strikt aan de termijnen: week 6, week 8, week 52 en week 91 zijn geen suggesties, maar wettelijke ijkpunten. Eén gemiste deadline kan al leiden tot vragen van het UWV en in het slechtste geval tot een loonsanctie.
- Schakel de bedrijfsarts op tijd in: zonder probleemanalyse staat het hele traject stil. Heb je geen eigen bedrijfsarts? Dan is een gecertificeerde arbodienst geen luxe, maar een noodzakelijke schakel.
- Documenteer alles zorgvuldig: sinds 2026 zijn de eisen rond dossiervorming aangescherpt. Leg verzuimgesprekken, evaluaties en gemaakte afspraken systematisch vast. Wat niet op papier staat, telt voor het UWV niet mee.
- Onderzoek spoor 1 én spoor 2 serieus: vaak wordt te lang vastgehouden aan de eigen functie. Kijk creatief naar passende arbeid: aangepaste taken, andere afdelingen, een andere werkgever. Een brede definitie van passend werk werkt in jullie voordeel.
- Vraag bij twijfel een deskundigenoordeel aan bij het UWV: verschillen jij en je werknemer of bijvoorbeeld de bedrijfsarts van mening over de geschiktheid van werk of de inspanningen? Dan voorkomt een onafhankelijk deskundigenoordeel een impasse.
- Wees alert op niet-naleving en de bijbehorende boetes: naast de loonsanctie kunnen er boetes worden opgelegd die per overtreding kunnen oplopen, en bij herhaling fors hoger uitvallen.
- Denk preventief: een goed verzuimprotocol, aandacht voor werkdruk en open gesprekken voorkomen dat collega’s überhaupt in een poortwachtertraject terechtkomen.
Kortom, de Wet verbetering Poortwachter beloont werkgevers die hun re-integratieproces serieus nemen en treft degenen die dat niet doen. Door op tijd, zorgvuldig en met oog voor je werknemer te handelen, voorkom je niet alleen sancties, maar geef je iemand ook echt de kans om weer met plezier aan het werk te gaan. En dat is uiteindelijk waar het om draait.
Met Alltalent aan het werk dankzij de Wet verbetering Poortwachter
Een poortwachtertraject roept vaak vragen op, juist omdat het over mensen gaat én over wettelijke verplichtingen tegelijk. Wij snappen dat. Bij Alltalent zijn we geen klassiek uitzendlabel, maar carrièreplanners en HRM-partners die je in zo’n traject volledig kunnen ontzorgen. Dat doen we met ruim 16 jaar ervaring, persoonlijke aandacht en zonder de druk van snelle plaatsingen.
Of je nu als werkgever zoekt naar ondersteuning bij een spoor 2 traject, behoefte hebt aan loopbaanbegeleiding voor een medewerker die zich wil heroriënteren, of als werknemer zelf wilt sparren over wat je volgende stap zou kunnen zijn: we maken graag tijd voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek. We kijken samen naar jouw specifieke situatie, leggen uit waar je in het poortwachtertraject staat en denken eerlijk mee over wat passend en haalbaar is.
Veelgestelde vragen over de Wet verbetering Poortwachter
Wat zijn de stappen in de Wet Poortwachter?
De stappen in de Wet Poortwachter zijn de ziekmelding op dag 1, de probleemanalyse in week 6, het plan van aanpak in week 8, de eerstejaarsevaluatie in week 52, het re-integratieverslag in week 91 en de WIA-aanvraag vóór week 104. Werkgever en werknemer doorlopen deze stappen samen, met begeleiding van een arbodienst. Sinds 2026 is de termijn voor de probleemanalyse versneld naar drie weken.
Wat als de werkgever zich niet houdt aan de Wet Poortwachter?
Houdt de werkgever zich niet aan de Wet Poortwachter, dan kan het UWV een loonsanctie opleggen van maximaal 52 weken extra loondoorbetaling. Daarnaast zijn boetes per overtreding mogelijk. Een werknemer kan bij twijfel zelf een deskundigenoordeel aanvragen.
Hoe werkt de Wet verbetering Poortwachter?
De Wet verbetering Poortwachter verplicht werkgever en werknemer om gedurende 104 weken samen aan re-integratie te werken, vanaf de eerste ziektedag tot aan de WIA-aanvraag. De werkgever betaalt minimaal 70 procent van het loon door en moet aantoonbaar inspannen via spoor 1 of spoor 2. Het UWV toetst achteraf of beide partijen genoeg hebben gedaan.
Voor wie geldt de Wet verbetering Poortwachter?
De Wet verbetering Poortwachter geldt voor alle werkgevers met personeel in loondienst en hun zieke werknemers, ongeacht de bedrijfsgrootte. Zelfstandigen zonder personeel vallen buiten de wet en regelen arbeidsongeschiktheid via een eigen verzekering. Bij werknemers met een no-risk polis gelden afwijkende afspraken rondom loondoorbetaling.
